Hoe gastvrij ben jij als trainer? (deel 2)

In het vorige blog ging het over Karel. Karel werd op een niet al te handige manier uitgenodigd voor een training. Daar aangekomen liep ook niet alles van een leien dakje. Hij had eigenlijk geen zin in de training en hij voelde zich totaal niet op zijn gemak. Hij voelt zich niet veilig. En nee, dan bedoel ik niet dat je zo van de stoel of van de tafel kan donderen… 😉   Als ik me ergens niet op mijn gemak voel, me niet ‘veilig’ voel, dan leer ik weinig tot niets. Ik wil dan het liefste zo snel mogelijk weer de ruimte verlaten…   Je veilig voelen begint in mijn ogen al in de voorbereiding. Een paar praktische tips:

– Stuur direct na aanmelding een bevestiging:

• Bedank voor de aanmelding;
• Noem nogmaals de data;
• Stuur zo mogelijk al informatie mee over het programma (laat de deelnemer weten wat hij kan verwachten);
• Geef zo mogelijk al locatie en tijden aan;
• Je kunt hier ook al een intake formulier laten invullen.

– Twee weken van te voren:

• Geef nogmaals bovenstaande informatie en geef een routebeschrijving;
• Noem een telefoonnummer, het liefste van de trainer zelf (mobiel). Deelnemer kan dan bellen in geval van vertraging;
• Herinner, indien je gebruik  maakt van een intake, aan het invullen van de intake;
• Je kunt er hier ook voor kiezen, wanneer het een open inschrijftraining betreft, om mensen al kennis te laten maken met elkaar via een online platform.

– Op de dag zelf:

• Zorg dat je op tijd aanwezig bent als trainer, zodat je de spullen klaar kan zetten en de ruimte in kan richten;
• Zorg voor een telefoonnummer van de locatie. Ben je onverhoopt te laat, bel dan en vraag of ze de deelnemers in een algemene ruimte (niet je trainingszaal) willen opvangen en koffie of thee willen aanbieden;
• Zorg dat direct bij binnenkomst van de deelnemer duidelijk is waar hij moet zijn;
• Instrueer de receptie dat je deelnemers opgevangen mogen worden in de algemene ruimte en dat ze een kopje koffie of thee mogen pakken;
• Zet een neutraal muziekje aan in je trainingsruimte;
• Ga naar de algemene ruimte en haal je deelnemers op. Geef ze eerst een hand en stel jezelf voor;
• Neem even de tijd voor een praatje ‘teut’. Geef aan waar de koffieautomaat zit, de toiletten, de garderobe en de nooduitgang;
• Begin niet direct te heftig. Bouw je programma op. Denk nog even terug aan jezelf als deelnemer in de groep
• Begin met een kennismaking.

Kortom, je bent trainer maar zeker ook gastvrouw / gastheer. Stel deelnemers op hun gemak en begin rustig. Op deze manier voelen zij zich veilig en kun je aan het leren beginnen. Succes!